כנס כמו הרבה אירועים דורש סדר והתארגנות למופת. האחראיים לארגון הכנס, צריכים לתת למבקרים בו הרגשה שהכול מתקתק על הצד הטוב ביותר. בלי כשלים, בלי מחדלים. לכולם ברור מה קורה ולכולם ברור איפה הם יושבים ומה הולך לקרות.
בדיוק בשל כך נוצר השירות של דיילות בעמדות רישום בכנסים. שינויים בסדר הישיבה אם יש צורך. בקשות ושאלות על התמצאות במקום, סדר יום ועוד. בנוסף הדיילות מוודאות הגעה של מוזמנים, יכולות לבצע מעקב על רשימת המוזמנים ועל הנוכחות שלהם, מידע מאוד חשוב לכל חברה שמארגנת כנס.
נוכחות של דיילות בכנסים, ממתג כל חברה, ותורם למוניטין שלה. חברה שעורכת כנס ולא מציבה דיילות בכניסה, עלולה להיתקל בבעיות של חוסר סדר, חוסר תקשורת מול האורחים, ליקויים שאף עלולים לקלקל את האווירה ועד פגיעה בתדמית של הכנס.
עמדות רישום מתקדמות בכנסים
חשוב לשכור את שירותיהן של דיילות רישום בכנסים עם השירות הכי טוב ואכפתי. הן צריכות להיות ייצוגיות, בקיאות בתפעול מערכת הרישום, מסוגלות לנהל מעקב אחר המשתתפים ולהעביר אחר כך את המידע הזה בצורה מסודרת.
יש חשיבות רבה לנוכחות של מוזמנים בכנס. זה יכול להיות כנס לקניינים, כנס רפואי, כנס כלכלי. החברה המארגנת את הכנס מבקשת להעביר מידע כלשהו לבעלי עניין, ובזכות הדיילות בכניסה היא יכולה לקבל מידע מדויק על המגיעים. מי נעדר מהכנס ועוד מידע שישמש אותה לאחר מכן בקשרים העסקיים שלה.
אנחנו מכשירים דיילות לכנסים
כל כנס דורש התנהלות אחרת מצד דיילות בעמדת הרישום לכנסים. חברה שמספקת דיילות כאלה, דואגת להכשיר אותן לפני כל כנס, להעביר להן מידע ספציפי עליו ולתדרך אותן כיצד עליהן לנהוג במצבים מסוימים. באיזה סוג של בעיות הן עלולות להיתקל ואיך הן יכולות לפתור אותן.
הכשרת דיילות לכנסים כוללת ימי עיון בתחום שירות לקוחות, היכרות עם מערכות טכנולוגיות. סימולציות של יחסי שירות עם לקוחות. שירות ואדיבות, נוכחות ייצוגית ועד הנחייה לגבי הלבוש ההולם בכנסים. לכל דיילות הכנסים יש תגי שם ולעתים גם לבוש עפ"י הנחיית החברה המארגנת את הכנס.